Subsidie-
aanvraag

Het begint natuurlijk met een goed idee. Je werkt eerst je idee uit in een activiteitenplan van maximaal 6 A4. Hier moeten de volgende onderdelen in zitten:

• Leg uit wat je precies gaat doen;
• Geef aan hoeveel geld je hiervoor aanvraagt;
• De doelgroep(en): voor wie wil je de activiteiten organiseren;
• Een korte uitleg hoe de activiteiten passen bij de 900ste verjaardag van Utrecht en het thema ‘Stad zonder muren’;
• De datum of de periode van de activiteit(en);
• Geef aan met wie en hoe je eventueel samenwerkt;
• Voeg een sluitende begroting toe, inclusief een dekkingsplan. Hiervoor zet je alle kosten in een overzicht en laat je weten hoe je deze kosten gaat betalen.

Hier vind je een voorbeeld van een activiteitenplan en een begroting, inclusief dekkingsplan.

Het plan en de begroting voor Utrecht 900 Jaar zijn klaar. De aanvraag komt binnen bij de gemeente Utrecht. Je kunt de aanvraag doen als persoon of als organisatie.

Aanvraag als persoon:

Als persoon kan je de subsidie alleen aanvragen met je DigiD. Wil je met bijvoorbeeld een aantal buren een geldbedrag aanvragen, laat dan één iemand deze aanvraag doen.

Aanvraag als organisatie:

Vraag je als organisatie (rechtspersoon met volledige rechtsbevoegdheid) subsidie aan, doe dat met e-Herkenning. Je e-Herkenning moet betrouwbaarheidsniveau 2+ of hoger hebben. Heb je nog geen e-Herkenning en wil je voor 1 september je aanvraag indienen? Vraag je e-Herkenning dan aan en stuur je aanvraag gewoon voor 1 september in. Je e-Herkenning mag je later nasturen.
Vraag je als organisatie voor het eerst subsidie aan bij de gemeente Utrecht of zijn er wijzigingen in je gegevens? Voeg dan ook de volgende bijlagen toe:

• Kopie bankafschrift met IBAN. Wij maken de subsidie over naar dit rekeningnummer;
• Kopie uittreksel uit het register van de Kamer van Koophandel;
• Kopie statuten van de organisatie.

Lees voor je de aanvraag doet onderstaande informatie goed door.

Je kunt in drie periodes subsidie aanvragen: voor 1 september 2021, voor 1 januari 2022 of voor 1 april 2022.

Alle aanvragen worden beoordeeld op de volgende zaken:

1. De activiteit moet bijdragen aan de 900-ste verjaardag van Utrecht en het thema ‘Stad zonder muren’; Tijdens Utrecht 900 wordt de diversiteit van Utrechters gevierd en worden er nieuwe ontmoetingen tot stand gebracht. Juist tussen mensen die niet in elkaars netwerk zitten. Het feestjaar 2022 wordt inspirerend, betrokken en verbonden met elkaar. Iedereen kan hierbinnen dus op eigen wijze invulling geven aan het thema.
2. De activiteit moet toegankelijk zijn voor iedereen.

Alle aanvragen tot maximaal € 10.000 worden daarnaast beoordeeld op:

1. Wat betekent de activiteit voor de buurt, wijk, stad of de regio?
2. Hoe worden bewoners, bedrijven en organisaties betrokken?
3. Hoe duurzaam is de activiteit die je wilt organiseren en hoe wordt rekening gehouden met de gezondheid van de deelnemers? Hoe meer aandacht je geeft aan duurzaamheid en gezondheid (gezond eten, verantwoord gebruik van alcohol, aparte rookplekken, reclame voor gezonde producten etc), hoe beter. Bekijk hier de tips voor het organiseren van een gezond evenement.

Alle aanvragen tot maximaal €50.000 worden daarnaast beoordeeld op:

1. Alles wat hierboven wordt genoemd;
2. Hoe groot is het bereik van de activiteit – hierbij wordt gelet op diversiteit en doelgroepen;
3. De kwaliteit van de activiteit. Denk hierbij aan innovatie of creativiteit;
4. Ondernemerschap; de manier waarop de aanvrager de activiteit realiseert (met samenwerkingspartners en cofinanciering);
5. Hoe draagt de activiteit bij aan de lokale economie?

Het college van burgemeester en wethouders neemt een officieel besluit over alle aanvragen. Ze worden geadviseerd door een commissie van specialisten in culturele activiteiten en evenementen en specialisten op het gebied van nieuwe ideeën in de wijken.

Alle aanvragen moeten voldoen aan bovenstaande punten. Als je aanvraag hieraan voldoet, dan wordt er gekeken naar het bedrag dat aangevraagd wordt. Tot €10.000 krijg je voor de eerste drie onderdelen punten van 1 t/m 10. Alle onderdelen wegen even zwaar. Vraag je een hoger bedrag aan met een maximum van € 50.000, dan geldt hetzelfde voor de andere vijf onderdelen. Degene met de meeste punten komt bovenaan de lijst.

Maar dat is nog niet alles. Ook houdt het college van burgemeester en wethouders bij het nemen van besluiten voor het geven van subsidie rekening met de volgende zaken:

• Hoe verschillend is het publiek dat naar de activiteiten gaat? Dat wil zeggen: voor hoeveel mensen is de activiteit interessant en voor hoeveel verschillende groepen mensen?
• De onderwerpen van alle activiteiten moet verschillend zijn: geschiedenis, sportief, cultureel, eten & drinken, onderwijs, etc. Hier moet een breed programma door ontstaan;
• Er moet een goede spreiding zijn van alle activiteiten in de stad én een goede verdeling in de weken tussen 2 juni en 11 november.

Je ontvangt zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk 1 december 2021, 1 april 2022 of 1 juli 2022 een besluit over je aanvraag van de gemeente Utrecht.

De belangrijkste informatie over hoe je een bijdrage aan kunt vragen voor activiteiten rond Utrecht 900 Jaar vind je hierboven. Heb je belangstelling voor de officiële regels en voorwaarden rond de subsidieaanvraag? Dan verwijzen we je door naar de gemeente Utrecht.

Als je subsidie hebt gekregen houd je rekening met de volgende zaken:

• Je bent verantwoordelijk voor de communicatie van je eigen activiteit. Je moet in je communicatie het logo van Utrecht 900 gebruiken. Dit logo en allerlei andere zaken die je verder kunt gebruiken, vind je in de zogenaamde toolbox. Zodra duidelijk is dat je subsidie krijgt, stuurt de projectorganisatie je een link naar deze toolbox.
• Je moet binnen acht weken na het einde van je activiteit een verantwoording opsturen naar de gemeente Utrecht. Je laat hiermee zien wat je gedaan hebt. Je levert hiervoor de volgende zaken in:
  1. Een verslag van de activiteit(en). Dit mag je opschrijven, maar je mag ook een filmpje toesturen of foto’s met uitleg erbij.
  2. Een overzicht van alle inkomsten en uitgaven. Facturen en bonnen van de uitgaven moet je bewaren voor een eventuele controle.